Il soggetto competente ad autenticare la sottoscrizione dell’atto di notorietà.
L’art. 21 D.P.R. 445/2000 dispone che se la dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà deve essere presentata a soggetti diversi dalla pubblica amministrazione o a soggetti della pubblica amministrazione ma per sole finalità di riscossione di benefici economici, la sottoscrizione della dichiarazione sostitutiva di atto notorio è autenticata – oltre che dal notaio, dal segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o da altro dipendente incaricato dal Sindaco – anche dal cancelliere.
Se invece detta dichiarazione deve essere presentata ad una pubblica amministrazione (per finalità diverse da quelle di riscossione di benefici economici) o ad un gestore di servizi pubblici non vi è competenza del cancelliere alla autentica della sottoscrizione, a ciò dovendo provvedere il dipendente dell’organo pubblico cui è attribuito dalla legge, per materia, il compito di esaminare e valutare l’ istanza rispetto alla quale la dichiarazione sostitutiva assume valore probatorio.
La nozione di dichiarazione sostitutiva di atto notorio
L’art. 47 D.P.R. 445/2000 descrive poi le caratteristiche che deve avere il documento per essere definito dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà: deve trattarsi di un atto con cui viene dichiarata la sussistenza di stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell’interessato.
Deve trattarsi, ovviamente, di dichiarazioni relative stati o qualità personali o fatti giuridicamente rilevanti (cioè destinati a produrre effetti legali nell’ordinamento giuridico) e sussistenti a monte, non potendo detta dichiarazione avere natura genetica di tali situazioni, ed essere quindi costitutiva di esse.
Non hanno pertanto natura di dichiarazioni sostitutive di atto notorio gli atti negoziali di natura privatistica e quelli che contengono impegni, intenzioni future, accettazioni e rinunce di incarichi.
Per esemplificare:
• le dichiarazioni d'impegno e di volontà
• le accettazioni o rinunce d'incarico
• le procure (che, comunque siano denominate, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
• le dichiarazioni future
• le scritture private e i meri rapporti tra privati
• le dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile
• i fogli in bianco
· gli atti dichiarativi generici, a contenuto indecifrabile o paradossale, fantasiosi.
L'autenticazione di firma da parte di un pubblico ufficiale che sia privo di competenza per quel determinato atto ne determina la patologia.
Conseguenze giuridiche
Poiché la competenza del cancelliere alla autentica della firma si incardina solo a fronte di documenti che hanno natura effettiva di dichiarazione sostitutiva di atto notorio, egli non potrà legittimamente autenticare la relativa sottoscrizione ed il magistrato, conseguentemente, non potrà legittimamente autenticare la firma del cancelliere mediante apostille.
Le richieste di autenticazione di sottoscrizione saranno ritenute irricevibili: gli atti cui esse accedono potranno anche essere depositati in Procura (come qualunque atto che ivi pervenga non viene rifiutato), ma sono privi di effetti legali e soggetti a procedura periodica di scarto.
Nei casi in cui non sussiste competenza del cancelliere ad autenticare firme altrui l’utenza, ove ne sussistano le condizioni, potrà richiedere ad un notaio, che potrà esperire un autonomo controllo di legalità del contenuto, l’autentica della firma da apporre in calce ad atti non autenticabili dal cancelliere.
La legalizzazione può essere ordinaria o con apostille, in base alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961 che ha stabilito una procedura semplificata per la legalizzazione degli atti pubblici in Stati diversi da quelli in cui gli atti sono stati emanati.
Gli atti pubblici che devono essere presentati in uno Stato straniero, firmatario della predetta Convenzione, vengono autenticati tramite l’apposizione di una particolare attestazione, detta apostille, che, in base all’art. 3, attesta la veridicità della firma, la qualità in cui il firmatario dell’atto ha agito o, se il caso lo richiede, l’identificazione del contrassegno o del timbro da cui tale atto è segnato.
La legalizzazione viene effettuata in Procura per gli atti notarili o autenticati da notaio e per gli atti e certificati rilasciati dagli uffici giudiziari del circondario di Pistoia.
Per tutti gli atti non sottoscritti da notaio o da funzionari del Ministero della Giustizia occorre rivolgersi alla Prefettura competente. |